1. Worum es geht
2. Reisekosten einreichen – drei Wege
   • ↳ Per E-Mail mit Excel-Liste
   • ↳ Im Browser, ohne Excel
   • ↳ Anmelden ohne GIMA-Konto
3. Belege und Hotelrechnungen
4. Verpflegungspauschale und Kilometergeld
   • ↳ Die Sätze 2026
5. Was nach dem Einreichen passiert
6. Für die Prüfung: prüfen, freigeben, abrechnen
   • ↳ Die Prüfhinweise
   • ↳ Übergabe an Lohn und Buchhaltung
7. Reisende – ohne Mitarbeiter-Datenbank
8. Wer darf was
9. Datenschutz und Aufbewahrung
10. Wenn etwas nicht funktioniert

Wer dienstlich unterwegs war, bekommt seine Kosten erstattet: Fahrt, Hotel, Parken – und die Verpflegungspauschale. Diese Anwendung nimmt die Reisekosten an einer Stelle an, rechnet die Pauschalen selbst, liest Hotelrechnungen und legt der Buchhaltung jede Reise geprüft vor.

Sie sehen hier immer nur Ihre eigenen Reisen. Die Buchhaltung sieht alle – sie prüft, fragt zurück, gibt frei und übergibt die Erstattung an die Lohnabrechnung.

1. Per E-Mail mit Excel-Liste

Schicken Sie Ihre Reisekosten-Liste (Excel) und die Belege (PDF oder Foto) in einer Mail an reisekosten@gima-profi.info – von Ihrer dienstlichen Adresse (@gima-profi.de oder @gima-profi.info).

• Am besten mit der GIMA-Vorlage: Die wird ohne Rückfrage erkannt. Eigene Listen gehen auch – die Spalten werden über ihre Überschriften erkannt („Datum", „Betrag", „km", „Übernachtung" …); was nicht erkannt wird, sieht die Buchhaltung als Hinweis.
• Aus der Liste wird eine Abrechnung, die Belege derselben Mail hängen daran.
• Sie bekommen eine Eingangsbestätigung mit der Nummer (RK-JJJJ-NNNN) und der Summe.
• Belege allein (etwa die Hotelrechnung, die später kam) dürfen Sie auch ohne Liste schicken – sie werden der passenden Reise zugeordnet.
• Das Postfach wird alle 5 Minuten abgerufen.
• Angenommen wird nur, was von einer Adresse aus dem Haus kommt. Dieselbe Datei zweimal geschickt wird erkannt und nicht doppelt erstattet.

2. Im Browser, ohne Excel

Unter Meine Reisen → Neue Reise erfassen:

1. Die Reise: Anlass, Ziel, Beginn und Ende mit Uhrzeit.
2. Kosten: je Ausgabe eine Zeile. Beim privaten PKW nur die Kilometer – der Betrag rechnet sich.
3. Belege: hochladen – am Handy öffnet sich die Kamera. Eine Hotelrechnung wird gelesen und als Übernachtung eingetragen, das Frühstück kürzt die Verpflegung von selbst.
4. Einreichen. Danach ändert nur noch die Buchhaltung; bei einer Rückfrage wird die Reise wieder frei.

Eine vorhandene Excel-Liste können Sie dort auch hochladen, vor dem Einreichen prüfen und Belege ergänzen.

3. Anmelden ohne GIMA-Konto

Wer ein GIMA-Konto hat, meldet sich damit an wie überall im Haus. Wer keines hat, gibt unter Anmelden seine dienstliche Adresse ein und bekommt einen Anmeldelink per Mail (gilt 30 Minuten und nur einmal). Der Link führt auf eine Seite mit dem Knopf „Jetzt anmelden".

Warum das ohne Mitarbeiter-Datenbank sicher genug ist: Den Link bekommt nur, wer das dienstliche Postfach lesen kann – genau derselbe Nachweis wie bei einer Mail an die Reisekosten-Adresse. Kommt die Mitarbeiter-Datenbank, bleibt der Ablauf gleich.

• Formate: PDF, JPG, PNG, TIFF – ein Beleg je Datei ist am besten. Fotos gerade und vollständig.
• Hotelrechnung auf die Firma: Bitte die Rechnung auf die GIMA (Anschrift der Filiale) ausstellen lassen. Über 250 € ist eine Rechnung auf Ihren Namen für die Firma keine ordnungsgemäße Rechnung.
• Frühstück im Zimmerpreis zählt als gestellte Mahlzeit und kürzt die Pauschale des Folgetags um 5,60 € – das trägt die Anwendung aus der Rechnung selbst ein.
• Aus jeder Rechnung werden Betrag, Datum, Rechnungsnummer, An- und Abreise gelesen (nach festen Regeln; die KI ist derzeit aus). Entscheiden tut immer ein Mensch.

Die Verpflegung trägt niemand ein – die Anwendung rechnet sie aus Beginn, Ende und den gestellten Mahlzeiten (§ 9 Abs. 4a EStG):

• Eintägig, mehr als 8 Stunden unterwegs: 14,00 €.
• Mehrtägig mit Übernachtung: An- und Abreisetag je 14,00 €, jeder Tag dazwischen 28,00 €.
• Nach 16 Uhr los und vor 8 Uhr zurück, ohne Übernachtung: zählt zusammen für den längeren Tag.
• Gestellte oder bezahlte Mahlzeit: Frühstück −5,60 €, Mittag- und Abendessen je −11,20 €, höchstens bis null.
• Privater PKW: 0,30 € je gefahrenem Kilometer. Mit dem Dienstwagen gibt es kein Kilometergeld – Tankbelege als „Tanken (Dienstwagen)" einreichen.
• Ausland: eigene Sätze je Land (BMF-Schreiben) – die setzt die Buchhaltung von Hand an.
• Nicht gerechnet wird die Dreimonatsfrist an derselben Tätigkeitsstätte; ab 92 Tagen gibt es einen Hinweis.

Die Sätze 2026

mehr als 8 Stunden / An- und Abreisetag	14,00 €
voller Kalendertag	28,00 €
Kürzung Frühstück (20 %)	5,60 €
Kürzung Mittag-/Abendessen (je 40 %)	11,20 €
Kilometersatz privater PKW	0,30 €

Entwurf	Im Browser angelegt, noch nicht eingereicht – nur Sie sehen und ändern ihn.
Eingereicht	Liegt bei der Buchhaltung. Ändern kann nur noch sie.
Rückfrage	Die Buchhaltung braucht etwas von Ihnen – Sie bekommen eine Mail, die Reise ist wieder frei.
Geprüft & freigegeben	Sachlich und rechnerisch richtig, freigegeben. Die Erstattung kommt mit der nächsten Abrechnung.
Abgerechnet	An Lohn bzw. Buchhaltung übergeben – abgeschlossen.
Abgelehnt	Nicht erstattungsfähig; der Grund steht an der Reise.

Die Übersicht zeigt, was wartet: eingereicht, Belege ohne Reise, freigegeben und noch nicht abgerechnet. Auf jeder Abrechnung lassen sich Reisedaten, Positionen, Mahlzeiten und Belege korrigieren, solange sie nicht abgerechnet ist; jede Änderung steht im Verlauf.

• Belege ohne Reise ordnen Sie auf der Belegseite zu – die Anwendung schlägt die Reise vor, in deren Zeitraum der Beleg fällt. Ein Beleg mit demselben Betrag wie eine Position der Excel-Liste wird an diese Position gehängt statt eine zweite anzulegen.
• Rückfrage und Ablehnung brauchen einen Grund – der Mitarbeiter liest ihn, bei einer Rückfrage bekommt er eine Mail.
• Hat der Mitarbeiter die Verpflegung selbst angesetzt, wird sie nicht zusätzlich gerechnet; der Hinweis zeigt die Abweichung, und ein Knopf ersetzt sie durch die Pauschale.

Die Prüfhinweise

Fehler so darf es nicht bleiben (Rechnung doppelt, Reisen überschneiden sich, Ende vor Beginn) – freigeben geht dann nur mit „trotzdem". Prüfen sieht nicht stimmig aus (Hotel außerhalb der Reise, mehr Nächte als die Reise hat, Kilometergeld neben Dienstwagen, Rechnung über 250 € nicht auf die Firma, Frühstück nicht gekürzt). Info zur Kenntnis (Auslandsreise, Position ohne Beleg, was beim Einlesen auffiel).

Übergabe an Lohn und Buchhaltung

Unter Abrechnungen → Geprüft: erst die CSV herunterladen (je Abrechnung eine Zeile, Beträge getrennt nach Art, mit Personalnummer und Filiale), dann die übergebenen als abgerechnet kennzeichnen. Ein DATEV-Buchungsstapel folgt, sobald Kontenrahmen und Berater-Nummer vom Steuerberater vorliegen.

Es gibt noch keine Mitarbeiter-Datenbank. Die dienstliche Mailadresse ist deshalb der Schlüssel: Wer eine Mail schickt, sich einen Anmeldelink holt oder mit dem GIMA-Konto kommt, wird als Reisender angelegt – mit dem Namen aus der Mail. Die Buchhaltung ergänzt Personalnummer, Kostenstelle und Filiale.

Dieselbe Person unter zwei Adressen (.de und .info)? Unter „weitere Adressen" eintragen oder zwei Einträge zusammenführen. Kommt die Mitarbeiter-Datenbank, werden die Reisenden über ihre Adresse dort verknüpft.

Administrator gima-reisekosten-admin	Alles, dazu Postfach, KI, Benutzer, Protokoll und Betrieb.
Prüfung & Abrechnung gima-reisekosten-pruefer	Abrechnungen und Belege prüfen, korrigieren, zurückgeben, freigeben und als abgerechnet kennzeichnen; Reisende pflegen; Export für Lohn/Buchhaltung.
Leser gima-reisekosten-leser	Alle Abrechnungen und Belege ansehen – nichts ändern.
Mitarbeiter ohne Gruppe	Nur die eigenen Reisen: erfassen, Belege hochladen, einreichen, den Stand verfolgen. Dafür braucht es keine Gruppe.

Wie überall im Haus ist die Gruppe gima-portal-admin hier Administrator.

• Reisekostenbelege sind Buchungsbelege: 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). Die Anwendung löscht nichts von selbst; ein Beleg lässt sich nur verwerfen, nicht löschen.
• Wer einen Beleg ansieht oder herunterlädt, steht im Protokoll; diese Spuren verfallen nach drei Jahren.
• Die Originaldatei wird nie verändert. Ihr SHA-256 ist ihre Kennung – dieselbe Rechnung zweimal ist derselbe Beleg.
• Der Lagebericht im Portal enthält nur Zahlen und Abrechnungsnummern, keine Beträge und keine Hotels.

• Keine Eingangsbestätigung? Kam die Mail von einer dienstlichen Adresse und hatte sie einen Anhang? Mails ohne Anhang werden nicht aufgenommen.
• Anmeldelink kommt nicht? Im Spam-Ordner nachsehen; höchstens einige Links je Stunde.
• Liste nicht erkannt? Die Vorlage verwenden – oder die Reise im Browser erfassen.
• Sonst: rechts unten „Fehler melden".